Стоит ли выводить ТО на аутсорс?

Тематика: Менеджмент в ТОиР                                                                     Автор: Кристер Идхаммар
Длительность чтения: 5 минут                                                                       Редактура: Антон Воронин

За некоторыми исключениями, большинство предприятий, которые я посетил, спрашивали мое мнение о выводе в подряд (или аутсорсинге) технического обслуживания. В сегодняшней статье я хотел бы подробно остановиться на том, какой вид техобслуживания должен или не должен быть передан подрядным организациям, а также о причинах выбора любого из вариантов.

Изменчивость рабочей нагрузки

Чем лучше вы сможете управлять рабочей нагрузкой собственных ресурсов, тем меньше будет у вас потребности в помощи третьих лиц при выполнении ТО. В рамках еженедельных и ежедневных активностей по ТО рабочая нагрузка не должна сильно отличаться. В помощь этому четкие приоритеты и ваша дисциплина в этом плане. Также свою роль сыграет хорошая система превентивного техобслуживания. Даже, например, в таких областях, как ремонтно-эксплуатационные мастерские и строительные леса, должно создаваться очень малое количество критичных заявок на работу, что оправдывает сохранение лишь минимального количества персонала для выполнения таких запросов собственными силами.

Значительные различия в рабочей нагрузке приведут к неэффективному использованию ресурсов и чрезмерному штатному расписанию. Такая ситуация часто приводит к обсуждению вопроса о выводе ТО в подряд. Тем не менее, привлечение подрядных организаций не изменит ничего. Подрядчик должен обеспечить лучшую систему для работы людей, чем та, что уже есть сейчас. В противном случае люди не будут эффективнее существующей системы. Ну а если это все таки так, то вы должны спросить себя, почему вы не можете улучшить систему самостоятельно, а подрядчик может?

Ответ может заключаться в том, что вы уже пробовали много раз, но не добивались устойчивых результатов. Ваша организация может находиться в тупике из-за внутренней политики, укоренившихся профсоюзных практик и так далее. Такая ситуация может привести к «акту отчаяния». Другими словами, ваша организация потеряла свои возможности и способность улучшаться также быстро, как это может (или, по крайней мере, обещает) подрядчик, что и является причиной, по которой ваше техобслуживание лучше производится подрядными организациями.

Временное увеличение рабочей нагрузки в соответствие с планом-графиком

Во время плановых остановок и крупных капремонтов заключать контракты на ТО с подрядчиками вполне в порядке вещей. Очень эффективным (с точки зрения затрат) может быть не только заключение контрактов на выполнение работ, но и поручение подрядчикам выполнять планирование и графикование крупных капремонтов. Однако периодические остановы (например, останов бумагоделательной машины каждые пять-семь недель) скорее всего будет управляться эффективнее вашими собственными планировщиками остановов.

Основная философия бизнеса

Поставщики услуг по техобслуживанию часто используют продажную уловку и утверждают, что техническое обслуживание не является основой бизнеса предприятия. Ну... если вы работаете на ЦБК или любом другом заводе\предприятии, то я бы хотел оспорить это утверждение.

Почему техническое обслуживание не должно считаться основой бизнеса, в то время как эксплуатация и производство считаются? На самом деле, я считаю, что одним из лучших подходов к аутсорсингу является заключение контракта на производство, который не ограничивается одним техническим обслуживанием.

Если рассматривать контракты на техническое обслуживание в отрыве от всего остального, то следует рассматривать «задачи по обеспечению надежности оборудования» как основу бизнеса. Вы всегда можете задаться вопросом, имеет ли смысл иметь собственных плотников, маляров, каменщиков, жестянщиков, монтажников лесов и других. Наличие таких ресурсов на расстоянии телефонного звонка, которые начнут работу без составления счета на оплату, приведет к их чрезмерному использованию. Иногда я задаюсь вопросом, сколько ненужных работ по покраске, столярке и других было сделано только потому, что имелись ресурсы, а заказчик не должен был оплачивать полную стоимость работ.

Надежность оборудования является результатом работ по техническому обслуживанию и включает в себя такие важные элементы, как предотвращение необходимости в техническом обслуживании, включая смазывание, фильтрацию, центровку, балансировку, очистку и корректные методы эксплуатации. Она также включает профилактические мероприятия по техническому обслуживанию, такие как анализ вибрации, базовые проверки и т.д. Я считаю, что все мероприятия по обеспечению надежности оборудования должны выполняться за счет собственных ресурсов, если только вы не заключите контракт на техническое обслуживание на основе показателей надежности оборудования и затрат.

Нехватка навыков

Если ваша организация не часто применяет в работе определенные специальные навыки, необходимо перевести их в аутсорс. Даже если вы обучаете своих собственных специалистов таким специальным навыкам, они не смогут их поддерживать, потому что недостаточно часто практикуют.

Нынешний и будущий дефицит квалифицированных рабочих может быть одним из лучших аргументов продаж для поставщиков услуг по ТО, конечно, если у них есть, что предложить. Кроме того, в отдельных странах, профсоюзы нередко могут не согласовывать получение каких либо знаний своим участникам. Лично я никогда не мог понять смысл этого действия. Я всегда считал, что обучение всегда должно быть в интересах и поддерживаться самими профсоюзами, чтобы их члены были более конкурентоспособными по сравнению с подрядчиками.

Стимулы и цели

Если вы подумываете об аутсорсинге технического обслуживания, я советую вам заключить договор, который будет стимулировать подрядчика к постоянному улучшению.

Сервис и обслуживание

Если ваш контракт основан только на покупке услуги, то у подрядчика не будет реальных стимулов для более эффективной работы. Чем больше часов они продают, тем больше денег они зарабатывают. И они смогут продать больше часов, если потребности вашего предприятия в ТО являются реактивными.

Только страх потерять контракт заставит подрядчика работать лучше.

Надежность

Если ваш контракт с подрядчиком основан на достижении результатов, то вы можете создать беспроигрышную ситуацию и для себя, и для него.

На большинстве предприятий результаты должны быть в следующем порядке приоритета (после вопросов безопасности и охраны окружающей среды):

1. Надежность оборудования
2. Стоимость затрат на обеспечение надежности

Если у подрядчика будет стимул для обеспечения надежности, он, естественно, будет мотивирован предотвратить необходимость в техническом обслуживании, в проведении превентивного технического обслуживания, планировании технического обслуживания, составлении графиков и так далее. Таким образом, ему будет нужен дисциплинированный процесс и хорошая система для его поддержки.

При выборе подрядчика я советую вам не только рассмотреть стоимость его услуг, но и потратить наибольшее количество времени на оценку его философии техобслуживания (если таковая имеется), какие процессы надежности и ТО он будет реализовывать, и как будут измеряться результаты.

Детально изучите базовый процесс принятия решения предотвращения или же не предотвращения отказов компонентов, процессов планирования, графикования, выбора и использования KPI, постоянно ли проводится обучение его сотрудников и т.д.

Это важно, потому что вы должны помнить, что единственное, что подрядчик может сделать иначе, чем вы, - это внедрить более эффективную рабочую систему. Зачастую подрядчики могут сделать это быстро, или, по крайней мере, могут обещать сделать это быстро. Но довольно редко подрядчик сможет привести на работы команду с навыками, превосходящими ваши.

Характеристика хорошего контракта

Долгосрочный контракт

Контракты в сфере технического обслуживания должны быть долгосрочными - не менее пяти лет и, предпочтительно, дольше. Для этого есть свои причины. Две из них включены в то, что доктор Деминг назвал семью смертельными заболеваниями, общими для управленцев США (хотя наблюдается повсеместно). Это «Отсутствие постоянства цели» и «Мобильность высшего руководства».

Мое наблюдение состоит в том, что одно явление ведет к другому. От новых менеджеров ждут быстрых результатов, которые, к сожалению, часто временны.

Зачастую их перемены заключаются лишь в том, что они привлекают своих приятелей, получая от этого ту или иную выгоду, а затем переходят в другое место, прежде чем долгосрочный эффект мог бы дать о себе знать.

Передовые работники ТОиР, которые и воплощают в жизнь все новые директивы руководства, воспринимают это как постоянную смену направления или как временное явление, и, следовательно, ничего не происходит и все усилия менеджеров не приводят к результатам.

Если такая картина наблюдается уже давно, то устойчивых результатов можно не ждать. Но я думаю, что долгосрочный контракт может изменить ситуацию.

Контракт должен основываться на правильных принципах и рабочих процессах, потому что, если они не изменяются в течение длительного периода времени, ваш подрядчик может помочь устранить «явление отсутствия постоянства цели».

При грамотном руководстве рабочие процессы и ваши результаты должны постоянно улучшаться. Это может быть сделано и без подрядчика, но не в такой системе, где приход нового менеджера завода или менеджера по техническому обслуживанию будет означать новую программу.

Здоровая конкуренция

Практически все без исключения отделы технического обслуживания никогда не имели настоящей конкуренции. Они по сути своей монополисты на большинство работ на предприятии.

Подрядчик должен рассматриваться как конкурент вашей собственной организации.

Пока вы конкурентоспособны, аутсорсинг технического обслуживания не является действительной альтернативой.