Полезное руководство по использованию кодов CMMS в ТОиР

Тематика: Управление работами  ТОиР                                   Автор: Дон Армстронг

Длительность чтения: 9 минут                                      Редактура: Лидия Савельева

В этой статье представлены рекомендации по подборке и структуре кодов и категорий, которые предложены в системах по управлению заказами на работу  (CMMS) с целью настройки фильтров и сортировки работ в бэклоге.

После того как многие организации впервые внедрили на своих предприятиях CMMS для управления ТОиР, они открыли для себя возможность использовать функционал сортировки работ в бэклоге по различным категориям,  а также настройке фильтров по ним.

В случае применения бумажной системы, если работы необходимо было отсортировать по срочности, причине, требованиям в части останова и т. д., это означало необходимость ведения нескольких папок. И это было крайне неудобно. 

Однако программное обеспечение CMMS сделало такие манипуляции с данными очень простыми и, к сожалению, в некоторых случаях, слишком простыми. 

Руководителям по ОТиТБ интересно видеть списки работ, связанные с темой безопасности, руководству отделов реконструкции нужны перечни работ по капстроительству, а техобслуживанию - списки работ для различных видов остановов и так далее.

Таким образом, на некоторых производственных предприятиях к спискам работ без особого размышления добавлялись всё новые и новые категории, а затем их начинали применять в работе.

Пример такого списка показан ниже:

Проблема с таблицей выше заключается в том, что предложенные варианты описывают различные характеристики работы, которую необходимо выполнить.

Например, подберите возможные варианты для следующей ситуации: произошла серьезная авария с токарным станком в механическом цехе, и было принято решение немедленно привлечь подрядчика для замены токарного станка (проект капитального строительства).  

Какой код для заказа на работу будет верным: CA, CO, EM, EQ, MA или SA?

Вполне возможно, разные люди выбрали бы разные коды, основываясь на том, что они считали наиболее важными с их точки зрения.

Основные правила управления базой данных 

Многие «типы», «классы» или другие категории заказов на работу содержат таблицы такого рода, и они часто нарушают три основных правила управления базой данных, а именно:  

• Каждое поле должно содержать список «взаимоисключающих» вариантов 

«Взаимоисключающие» означает, что осведомленный пользователь сможет выбрать один и только один вариант, описывающий характеристику работы, указанную в этом поле. Это означает, что для каждой характеристики работы должно быть отдельное поле.

• Перечень вариантов должен быть коротким 

Хороший ориентир - около восьми опций. Этот список должен быть такого размера, чтобы его можно было просмотреть написанным крупным шрифтом без прокрутки.  Я видел списки с более чем сотней опций — эти списки, разумеется, не представляют никакой ценности, и элемент, который находится в верхней части списка, выбирается чаще всего.  

• Не следует использовать опцию выбора по умолчанию 

Перед тем, как сделать выбор, необходимо подумать.

За основу можно взять следующие стандартные характеристики заказов на работу по ТО: 

• ограничения в графиковании работы 

• причина выполнения работы  

• срочность работы 

• источник финансирования 

• привлекаемые трудовые ресурсы

• текущий статус работы

Существуют и другие варианты (например, характеристика «коренная причина неисправности», по которой тоже существуют свои нюансы), но давайте рассмотрим приведенный выше список более подробно.

Ограничения в графиковании работы обычно легко обозначить, и варианты могут быть следующие: 

•  «в условиях работающего оборудования», т.е. ограничений нет

• «подготовка к останову», т. е. работа, которая должна быть завершена до начала определенного заграфикованного останова

• «крупный останов», вероятно, требующий полного отключения предприятия

• «останов участка», требующий отключения  определенного участка производства

• «крайний срок», т.е. работа, которая теряет ценность своего выполнения после определенной даты (например, покраска зала заседаний для встречи с важными инвесторами) 

• «аварийный», т.е. работу нужно начать немедленно 

• «срочная», т.е. работа, которая должна вклиниться в установленный рабочий план, например недельный график работы

• «по договоренности с оператором», т.е. работа на резервном оборудовании 
  

Существуют и другие варианты, например, некоторые производства могут вывести в останов какие-то отдельные участки, где производятся определенная продукция, и на этот период в график может быть внесено техническое обслуживание.  

Причина выполнения работы немного более сложная категория, потому что в данном случае по этой характеристике может быть несколько причин.

Стандартный список причин выполнения работы может включать следующие варианты: 

• «безопасность» или работа, которая необходима для устранения опасности

• «окружающая среда» или работа, которая защищает от случаев несоблюдения экологических норм 

• «качество», т. е. поддержание или повышение качества продукции

• «обслуживание», к примеру смазка, калибровка, подготовка к зимним условиям эксплуатации или другой уход с привязкой к временному критерию

• «инспекция», обычно основанная на временном критерии (должно быть дано такое определение, чтобы исключить вариант «правовая причина» — см. ниже)

• «оптимизация», причина, которую  при желании можно разделить далее на «улучшение процесса» и «повышение надежности» 

• «правовая причина» или работа необходимая для соблюдения правил и требований, в рамках к примеру некоторых инспекций/ проверок

• «ремонт» или устранение проблем, выявленных в результате какой-либо инспекции

• «запасные части» или работа, необходимая для изготовления или капитального ремонта объектов, которые затем будут возвращены в запасы на склад 

Могут быть и другие причины для выполнения той или иной работы, подходящие для определенной области промышленности.

При некоторых обстоятельствах может быть несколько причин для выполнения работы.

Например, если требуется произвести ремонт насоса по причине шумных подшипников, и в то же время установить муфту нового типа для повышения надежности насоса, то частично причиной выполнения работы будет «ремонт», а частично — «оптимизация».

В таких случаях потребуются некоторые рекомендации, чтобы помочь пользователям с выбором. Есть два возможных варианта: код "причины" должна определять та часть работы, которая требует больше финансовых вложений, или выбор кода должна определить наиболее важная для регистрации работа.

Срочность работы (которую также можно назвать ее «приоритетом») отличается от ограничений в графиковании и определяет целевые сроки выполнения работы.

Стандартные варианты срочности работы: 

а) для работы, не требующей останова: 

• требуется в течение 2 недель 

• требуется в течение одного месяца 

• требуется в течение трех месяцев

• требуется незамедлительно 
  

• требуется в течение одной недели

Последние два варианта дублируют два кода, используемых для определения ограничений в графиковании, поэтому CMMS должна быть спроектирована таким образом, чтобы любой из этих выбранных кодов автоматически дублировался в полях «ограничение в графиковании» и «срочность».

б) для работы, требующей останова

• требуется при первой возможности (включая внеплановые остановы) 

• требуется при следующем останове согласно графику

• требуется при одном из следующих 2 (или 3) плановых остановов

Первый из этих вариантов должен быть выбран для оборудования, которое уже находится в стадии неисправности (очень шумные подшипники, опасная утечка и т. д.), а вытекающий из этого набор работ необходимо актуализировать достаточно часто, и работа должна выполняться персоналом, который с большей степенью вероятности будет привлечен при внеплановом останове.  

В том числе это могут быть и те рабочие, которые выполняют работы "по запросу в выходные". 

Одна из проблем с использованием кодов «срочности» заключается в том, что воспринимаемая срочность работы часто очень субъективна или даже эмоциональна окрашена.  

Качественное профилактическое ТО может сделать оценку срочности более объективной, однако для широкого круга работ, выполняемых персоналом ТОиР,  всегда будет существовать необходимость поиска баланса между  важностью и срочностью. 

Источник финансирования обычно четкая категория, не вызывающая сомнений, она включает в себя следующее: 

• «текущие расходы» для большинства работ по техобслуживанию 

• «крупные проекты по ТО», если на предприятии используется более продвинутый процесс управления проектами для работ по техническому обслуживанию свыше определенной суммы

• «проект капитального строительства» 

• «гарантийная работа» 

• «ТМЦ», если предприятие придерживается политики отнесения затрат на ремонт запасного оборудования на счет запасов ТМЦ

Привлекаемые трудовые ресурсы могут потребовать наличие двух полей, в зависимости от особенностей организации.

Первое поле должно содержать описание необходимых  специальностей или навыков («электрик», «плотник» и т. д.), а во втором поле должно быть указано, из какой команды ТОиР будут выделены необходимые ресурсы («бригада ТОиР цеха упаковочных материалов» и т. д.).

Ресурсы, которые должны быть включены в соответствующий список, включают подрядчиков, проектировщиков, представителей поставщиков, консультантов и любые другие ресурсы, которые используются для выполнения той или иной работы. 

Текущий статус работы используется для управления заказами на работу, а также является ценной информацией для всех, особенно операторов, которые хотят знать статус своих заявок на работу.

Стандартные коды статуса выполнения работы:  

• в бэклоге

• присвоен приоритет, будет включена в план

• в процессе планирования

• ожидание материалов 

• готова к включению в график (все материалы на площадке) 

• внесена в график (в недельном графике или в графике останова) 

• в работе (заложено какое-то время) 

• завершена (или отменена)

Поля, используемые для описания текущего статуса выполнения работы и используемых ресурсов, как правило не представляют сложности с точки зрения управления.

Что касается других кодов (ограничения в графиковании, причины, срочность и источник финансирования), то они часто в той или иной степени объединяются, в результате чего информация в базе данных может быть настолько «засорена», что не представляет  большого значения для анализа или контроля.

Одним из основополагающих принципов при использовании любого из этих кодов является ценность данных.  Компьютеры позволяют нам легко собирать и хранить большие объемы данных, но если эти данные не используются для создания реальной ценности, их вообще не следует собирать.

Например, если единственной «причиной для выполнения работы», которая когда-либо фигурировала на предприятии, является обеспечение безопасности, поскольку было принято соответствующее обязательство перед комитетом по безопасности, то в поле «причина для выполнения работы» должны быть только два варианта: «безопасность» и «другое».

Многие из этих полей могут потребовать тщательно продуманного определения предлагаемых вариантов ответа, что, в свою очередь, требует от ответственного за эту работу обеспечения отсутствия злоупотребления этими вариантами.  

Например, «работа по ОТиТБ» может быть определена как «работа, необходимая для устранения опасности, или работа, вытекающая из рекомендации по расследованию несчастного случая». 

В данном случае по-прежнему требуется некоторое рассуждение о том, что такое «опасность», но из категории работ по ОТиТБ  исключается любая текущая работа, к примеру обновление разметки на парковке.

Кроме того, некоторые варианты кодов не всегда строго соответствуют требованию  «взаимоисключаемости», например, варианты «инспекция» и «правовая причина» в предлагаемой выше таблице причин выполнения работы. В этих случаях в определении должны быть указаны все возможные исключения (в данном случае определение «инспекции» дано таким образом, чтобы исключить инспекции, требуемые законом или положениями, такие как проверки сосудов под давлением и лифтов).  

Если приведенные выше рекомендации будут приняты для управления заказами на работу, в CMMS будет храниться аккуратная и ценная информация. 

Ценность данной информации следует пересматривать на регулярной основе, чтобы максимально упростить процесс.

Комментарий напоследок

Сотрудники, которые вводят в систему коды заказов на работу и несут ответственность за принятие решения по выбору кода, ДОЛЖНЫ получать регулярную обратную связь, насколько тот или иной код представляет ценность. В противном случае есть риск, что дисциплина поддержания этих данных в чистом и упорядоченном виде сойдет на нет.  

Если ценность каких-либо данных нельзя  продемонстрировать и доказать, то, вероятно, не стоит и вносить эти данные в систему.

В IDCON мы понимаем, с каким давлением Вы сталкиваетесь на пути построения системы надежности на предприятии.

Мы предоставляем консультационные услуги по вопросам надежности и технического обслуживания, а также тренинги с целью обеспечения функционирования Вашего оборудования.

Уже 50 лет мы сотрудничаем с сотнями производств по всему миру, помогая сокращать расходы и снижать нагрузку, вызванную ненадежным оборудованием. И мы будем рады сделать то же самое и для Вас.

Свяжитесь с нами сегодня, чтобы узнать, как мы можем быть полезны именно Вашему предприятию.